Réceptionniste/Receptionist

FRANÇAIS-FRENCH

Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet de bénéfices qui peut être consulté à l'adresse suivante: www.hrs.ualberta.ca

Sous la supervision du  (de la) chef des services administratifs, le (la) réceptionniste est responsable de fournir un service à la clientèle de première ligne, de diriger les appels et d’assurer une liaison avec les employés du Campus Saint-Jean (CSJ) ??et les employés du Centre collégial de l’Alberta (CCA) et de fournir des services d'appui administratifs aux employés du Département des opérations et du soutien corporatif.  

Ce poste est saisonnier, 8 mois par année, du 1ier septembre au 30 avril. Veuillez noter que le salaire annuel sera ajusté au prorate pour refléter ceci.

RESPONSABILITES:

• Fournir un service à la clientèle de première ligne, diriger les appels 
• Distribuer le courrier interne et externe
• Assurer l’organisation des salles de rencontres avant et après les réunions
• Réserver des services de traiteurs pour des réunions du personnel administratif et académique
• Maintenir les répertoires internes du personnel et la signalisation du CSJ et du CCA
• Commander le matériel de bureau nécessaire et maintenir un inventaire
• Coordonner le registre des clés du Campus Saint-Jean
• Coordonner les demandes de réservations de chambres d’hôtel pour les clients internes et externes
• Coordonner des demandes de livraisons et de commandes pour le personnel administratif et académique
• Rédiger les procès-verbaux et les résumés de rencontres
• Effectuer d'autres tâches connexes

CONNAISSANCE:

• Diplôme d'études secondaires; certificat ou diplôme en administration de bureau serait un atout
• 1 an d'expérience de travail dans un poste similaire
• Maîtrise de la langue française à l’orale et à l’écrit est indispensable
• Bonne connaissance de l'anglais
• Démontrer de l’expérience de haut niveau avec le logiciel Microsoft Word
• Démontrer de l’expérience de haut niveau avec les logiciels PowerPoint et Excel
• Compétences avancées en dactylographie;
• Excellentes capacités d’organisation, de communication et de relations interpersonnelles
• Connaissances et expérience avec les normes de présentation de documents écrits

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

L'Université de l’Alberta embauche selon le mérite. Nous sommes engagés au principe d’équité en matière d’emploi. Nous favorisons la diversité et encourageons les candidatures de toute personne qualifiée, femmes et hommes, y compris les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et les autochtones.

ENGLISH - ANGLAIS

This position offers a language premium and a comprehensive benefits package which can be viewed at: www.hrs.ualberta.ca.

Reporting to Service Lead, Administrative Services, the Receptionist is accountable to provide front line customer service, direct calls, and refer visitors and to provide an administrative support to Operations and Corporate Support staff as required.

This is a recurring term position with an active period of eight months occuring between September to April of each year. Please note that the annual salary will be pro-rated to reflect this.

Duties

• Provides front line customer service, direct calls, and refer visitors
• Distributes mail internally/externally
• Sets up all equipment and prepares conference rooms for meetings (projector, laptop etc.)
• Arranges catering for meetings
• Provides administrative support to the Operations and Corporate Support staff as needed
• Maintains internal staff directories and signalization across CSJ and CCA
• Orders office materials
• Maintains keys registry
• Coordinates room and facilities reservations from internal and external clients
• Coordinates arrival of shipments and orders with delivery staff
• Records minutes at meetings
• Performs other duties as assigned

Qualifications

• High School Diploma, preferably supplemented by courses in Office Administration
• 2 years of related experience
• Fluent in the French Language, verbal and written is essential and working knowledge of English
• Demonstrated advanced working knowledge and experience with Microsoft Word
• Demonstrated advanced working knowledge and experience with PowerPoint and Excel
• Advanced typing skills
• Excellent organizational, communication and interpersonal skills
• Knowledge and experience with written documents formatting standards